Digitale Schnittstellen – warum Transparenz vor zu viel Arbeit schützt

Heiko Dietel

Stellen Sie sich vor, ein Mieter beschwert sich über einige zerbrochene Pflastersteine in der Auffahrt der von ihm genutzten Büroimmobilie. Was jedoch nach zahlreichen Mails und Telefonaten letztlich beim Investor ankommt, ist die Nachricht, dass die gesamte Objekteinfahrt für mehrere hunderttausend Euro saniert werden muss. Und ohne dies nochmals genauer prüfen zu lassen, gibt er die Kosten dafür frei.

So überspitzt das Szenario auch wirken mag, solche gravierenden Missverständnisse kommen durchaus vor. Oftmals kommt es bei der Weitergabe von Informationen entlang der Wertschöpfungskette zwischen verschiedenen Dienstleistern aus dem Facility-, Property- und Asset-Management zu Falschinformationen und unterschiedlichen Auffassungen. Noch häufiger jedoch sind schlicht Doppelbearbeitungen, bei denen unterschiedliche Dienstleister die gleiche Arbeit machen und jeweils dem Investor (direkt oder indirekt) in Rechnung stellen.

Auslöser dafür ist der Perfektionsdruck der einzelnen Beteiligten: Die Aufgabenbereiche im Immobilienmanagement haben an Komplexität gewonnen, was nicht zuletzt an der hohen Zahl von Mietparteien und den immer stärker steigenden technischen Herausforderungen liegt. Asset- und Property-Management-Gesellschaften passen sich diesen Entwicklungen an und erhöhen entsprechend ihre Serviceleistungen mit dem Ziel, Gewerbeimmobilien bestmöglich zu managen. Dadurch übernimmt der Asset-Manager immer mehr operative Aufgaben, aber auch viele Property-Manager blicken über den sprichwörtlichen Tellerrand und liefern Impulse für die jeweilige Objektstrategie.

Doppelstrukturen sorgen für überflüssige Maßnahmen
Was Mietern und Investoren also eigentlich zugunsten kommen soll, führt letztlich zu einem entscheidenden Problem. Alle Parteien versuchen, ihre Aufgaben so gründlich wie möglich und fehlerfrei zu erledigen und gleichzeitig ihre Wichtigkeit für verschiedene Angelegenheiten zu betonen. Dies führt dazu, dass oftmals Maßnahmen eingeleitet werden, die nicht dem eigentlichen Kerngeschäft der Asset-, Property- oder Facility-Manager entsprechen und somit zu Doppelstrukturen führen. Das Ergebnis ist ein Overmanagement der Gewerbeimmobilien, von dem weder die einzelnen Managementparteien noch Mieter und Investoren profitieren.

Diese Doppelbearbeitung kann durch klare Strukturen und Abstimmungsprozesse vermieden werden. Ein Dienstleister, der sämtliche Bereiche der Wertschöpfungskette abdeckt, ist zwar im Vorteil, aber auch zwischen einzelnen Abteilungen kann es durchaus zu Missverständnissen kommen. Daher besteht der Kern einer Lösungsstrategie in einer einheitlichen digitalen Plattform, die als Schnittstelle für sämtliche Prozesse dient und die neben den klassischen Managementaktivitäten auch die Buchhaltung umfasst. Diese Plattform gewährleistet, dass Aufträge bei allen Beteiligten bekannt sind und geforderte Spezialisten zu den entsprechenden Zeitpunkten hinzugezogen werden können. Es entsteht ein lösungsorientiertes und effizientes Management.

Spezialisten und Generalisten zugleich
Unternehmensstrukturen, wie wir sie bei der IC Immobilien Gruppe haben, wirken in Verbindung mit einem digitalen Tool wie zum Beispiel IRES+ den Problemen des Overmanagements entgegen. Auf der einen Seite streben wir eine immer stärkere Spezialisierung unserer Teams an, um selbst komplexe Herausforderung mit höchstmöglicher Effizienz und Präzision zu bewältigen. Ein Beispiel dafür ist unser Prozessmanagement als Unterstützung des Property-Managements. Auf der anderen Seite pflegen wir ein konsequentes, abteilungsübergreifendes Vier-Augen-Prinzip. Bei uns wissen Property-Manager genau, was in der Buchhaltung passiert, und geben gleichzeitig ihre Einschätzungen bei Fragen aus dem Asset- oder Investmentmanagement weiter. Auf diese Weise fördert eine Abteilung die Arbeit der anderen, anstatt sie durch Doppelbearbeitungen oder Fehlinformationen zu behindern.

Die Erfahrung aus den einzelnen Projekten machen wir uns dabei für unser gesamtes Team nutzbar. Denn die Dokumentation der einzelnen Handlungsschritte hat einen weiteren entscheidenden Vorteil: Sie kann langfristig für Performancesteigerungen sorgen, da wir immobilienbezogene Veränderungen auf Basis unseres bestehenden Wissens vorwegnehmen können.

Zur Person: Heiko Dietel ist Geschäftsführer der IC Asset Management GmbH.